GDPR

Policy for hantering av personuppgifter

Birka Kattklubb värnar om integriteten för våra medlemmar och utställare. Denna policy beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar, delar och raderar personuppgifter.
 

Grund för insamling av personuppgifter

För att Birka Kattklubb ska kunna uppfylla sina åtaganden till sina medlemmar och utställare är det nödvändigt att samla oh lagra vissa uppgifter om medlemmar resp. utställare. Detta gäller framför allt för att vi ska kunna kontakta våra medlemmar och utställare och ge dem den service de förväntar sig.
 

Vilken information samlar vi in?

Medlemsregistrering:

I samband med att du blir medlem i Birka Kattklubb samlar vill samlar vi in uppgifter om dig för att kunna hantera dig som medlem. De uppgifter som vi behöver är:
  • Namn
  • Adress
  • Telefonnummer
  • Mail-adress
  • Vilken eller vilka kattraser du har
  • Stamnamn
  • Webbadress (om du vill ha det publicerat på vår hemsida)
  • Genomförd betalning av medlemsavgift
Normalt ger du oss dessa uppgifter i samband med medlemsansökan endera direkt till oss via formulär på hemsidan, via mail till medlemsansvarig eller via SVERAKs formulär på sin hemsida. I samband med att du ansöker om medlemskap i klubben godkänner du att vi lagrar dessa uppgifter om dig för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande till dig.
 
Uppgifterna registreras av medlemsansvarig i Sinbad vilket är ett system för medlemshantering som SVERAK tillhandahåller. I Sinbad registreras även vilken typ av medlemskap som du har; huvudmedlem, familjemedlem, stödmedlem eller hedersmedlem. Genom denna registrering får du också ett medlemsnummer hos oss i Birka Kattklubb och i SVERAK som gör det möjligt för dig att delta i utställningar arrangerade av FIFe-/SVERAK-klubb, registrera uppfödning/stamnamn, registrera kattungar och få förbundstidningen Mina Katter. Medlemsregistreringen möjliggör också för klubben att kommunicera med dig om olika aktiviteter och annan information relaterat till Birka Kattklubb.
 
Om du som medlem vill ha annan information publicerad på Birka Kattklubbs hemsida t ex under Uppfödare så meddelar du detta genom mail eller formulär på hemsidan till klubben och godkänner därmed också att informationen publiceras på vår hemsida.
 
Om du som medlem i Birka Kattklubb ansökt om stamnamn, kullregistrering, diplomering eller annan av SVERAK hanterad funktion så lagras även detta i det register som är relevant.
 
Om du vill ändra något i de uppgifter som vi har registrerat kontaktar du medlemsansvarig i klubben och anger de uppgifter som ska korrigeras så hanterar medlemsansvarig att ändra dessa uppgifter i Sinbad.
 
Förnyar du inte ditt medlemskap i Birka Kattklubb vid årsskiftet så markeras ditt medlemskap i Sinbad med ”EJ medlem” under första kvartalet av året. När första kvartalet passerat tas all information om dig och ditt medlemskap bort ur Sinbad.
 
Du kan även själv avsluta ditt medlemskap i klubben genom att kontakta medlemsansvarig via mail. Medlemsansvarig ser då till att all information tas bort ur Sinbad.Du har som medlem rätt att få ta del av de uppgifter vi har registrerade om dig. Kontakta i så fall medlemsansvarig i Birka Kattkubb eller SVERAKs kansli.
 

Utställningsregistrering:

När du anmäler katt till utställning hos Birka Kattklubb så godkänner du att vi lagrar nödvändiga uppgifter om dig och din katt för att vi ska kunna hantera din katt på utställningen. Anmälan sker endera genom SVERAKs system Mina Katter eller genom att skicka in ifylld SVERAK-blankett till Birka Kattklubbs utställningssekreterare via den egna klubbens utställningssekreterare.
 
De uppgifter som vi behöver för hantering av dig och din katt på utställningen är:
  • Uppgifter om ägaren:
    • Namn
    • Adress
    • Telefonnummer
    • Mail-adress
    • Klubbmedlemskap
    • SVERAK-medlemsnummer
  • Uppgifter om katten:
    • Registreringsnummer
    • Titel och namnoId-nummer (chip-nummer)
    • Födelsedatum
    • Kön samt Fertil/Kastrat
    • Ras-, färgkod och vilken grupp katten ska tävla i
  • Uppgifter om kattens föräldrar (mor och far):
    • Registreringsnummer
    • Titel och namn
    • Ras och färgkod
Uppgifterna lagras i Aladdin, SVERAKs system för hantering av utställningar, endera genom överföring från Mina Katter eller genom att utställningssekreteraren hämtar uppgifterna från ifylld blankett. Genomförd betalning av utställningsavgift matchas med utställningsanmälningarna genom samarbete mellan klubbens kassör och utställningssekreterare. Uppgifterna behövs för att kunna planera och genomföra utställningen. De används bl a till att förse domarna med listor och bedömningssedlar vid utställningen samt för att registrera resultat av bedömningarna.
 
Om anmäld katt av någon anledning inte kan beredas plats på utställningen meddelas ägaren och utställningsavgiften återbetalas och därefter tas uppgifterna bort ur Aladdin. Samma sak sker om ägaren avanmäler katten från utställningen.
 
När utställningen är genomförd överförs utställningsresultaten för resp. katt till SVERAKs system för stambokshantering och därefter stängs utställningen i Aladdin och är därmed inte längre åtkomliga.
 

Klubbaktiviteter:

I samband med att Birka Kattklubb arrangerar olika aktiviteter för medlemmar behöver vi temporärt lagra uppgifter som är relevanta för den aktiviteten såsom t ex namn och mail-adress. När aktiviteten är genomförd så raderas denna information.
 

Vem har tillgång till uppgifterna?

Uppgifter om dig och dina katter hanteras i klubben enbart av utsedda funktionärer i klubben resp. av SVERAKs ansvariga för resp. system. Klubben delar inte uppgifterna med andra utomstående.